Servicebeheer en Communicatieplatform

Meest recente berichten

Zeven voordelen van integratie van vaste en mobiele telefonie met Microsoft Teams

Z
Vaste-mobiele-convergentie-met-Microsoft-Teams

Mobiel tenzij of Forced on PBX

Om niet gebonden te zijn aan een vaste werkplek kiezen bedrijven steeds vaker voor mobiele telefonie en vervangen daarmee de vaste telefonie met een telefoontoestel op een bureau. Hierdoor zijn mensen beter bereikbaar en kunnen op elk gewenste locatie werken. Om dit mogelijk te maken zijn verschillende vormen mogelijk. Onder de naam “Mobiel tenzij”, wordt alle telefonie via het mobiele toestel van medewerkers afgehandeld, tenzij een vast toestel nodig is voor de receptie of contact center. De technische oplossing kan bestaan uit het gebruik van een app op het mobiele toestel die zorgt voor het uitbellen waarbij het vaste nummertelefoon van het bedrijf wordt getoond bij uitgaande oproepen. Of er wordt een speciale SIM gebruikt die verkeer omleidt via de telefoon centrale van het bedrijf. Deze laatste variant wordt ‘Forced on PBX’ (FoPBX) genoemd.

Belangrijkste voordelen

Voor veel bedrijven is het belangrijk dat er een vast zakelijk telefoonnummer voor zakelijke gesprekken wordt gebruikt terwijl het privé mobiele nummer door medewerkers gebruikt kan blijven worden voor privé gesprekken en Whatsapp. Daarnaast is het belangrijk om in te kunnen zien of iemand in gesprek is op een mobiel toestel en om alle functionaliteiten van vaste telefonie ook op het mobiel beschikbaar te hebben.

Mobiel tenzij met Microsoft Teams

Met de introductie van bellen met Microsoft Teams is een nieuwe en interessante nieuwe variant voor ‘Mobiel tenzij’ mogelijk geworden. Microsoft Teams gebruikt een mobiele app waarbij het telefonie verkeer via Wifi of 4G wordt getransporteerd. Oproepen naar een vast zakelijk nummer kunnen direct op de mobiel worden opgenomen en er kan gebeld worden waarbij alleen het vaste zakelijke telefoonnummer voor de gebelde zichtbaar is. Binnenkomende oproepen zijn zichtbaar op zowel de mobiele telefoon, de werkplek (Teams app) en eventueel een vaste Teams toestel.

Waarom is de Microsoft Teams variant interessant voor een “Mobiel tenzij” scenario?

  1. De bereikbaarheid van medewerkers wordt verbeterd doordat men altijd per mobiel bereikbaar is en bij het niet opnemen of buiten werktijd naar een achterwacht kan worden doorgeschakeld;
  2. De app van Microsoft Teams belast de batterij van de mobiel minder dan andere bel apps;
  3. De app functioneert goed in zowel binnen met Wifi als buiten met 4G;
  4. De app gebruikt zowel het adresboek van het toestel als het adresboek binnen Teams;
  5. Het is niet nodig SIMs te vervangen of mobiele nummers te verhuizen;
  6. Het privé mobiele nummer blijft behouden en voor zakelijk gebruik is alleen een 4G of Wifi verbinding nodig. Het is niet noodzakelijk een apart zakelijk abonnement af te sluiten;
  7. Vaste telefonie wordt onderdeel van Microsoft Teams zodat er één omgeving is voor communicatie en collaboratie.

Hoe helpt MachCloud hierbij?

Om telefonische bereikbaarheid volledig op mobiele toestellen te baseren zijn aanvullende functies nodig. Microsoft Teams stuurt bij uitgaande oproepen het directe, persoonlijke nummer mee. Dat is niet altijd gewenst. MachCloud zorgt dat het nummer naar keuze wordt meegestuurd bij een uitgaande oproep, zoals het hoofdnummer van het bedrijf. Daarnaast kan MachCloud zorgen voor de integratie met de bestaande telefooncentrale functionaliteit om bijvoorbeeld de bereikbaarheid binnen en buiten kantoortijd in te stellen. Ook wordt gezorgd voor een enkele voicemail box. Microsoft Teams gebruiker kunnen onderdeel worden van een belgroep, waarin ook medewerkers met een bijvoorbeeld contact center werkplek zijn opgenomen. En dat alles zonder noodzaak SIMs te vervangen of mobiele contracten te wijzigen.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een (Cloud)PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com of +31 88 622 4000.

Veilig bellen met Microsoft Teams. Voorkom inbreuk en afluisteren van gesprekken

V

Om met Microsoft Teams gewone telefoongesprekken te kunnen voeren, biedt Microsoft een koppeling vanuit Teams aan die Direct Routing heet. Iedere Direct Routing verbinding is bedoeld voor een enkel bedrijf (single-tenant) en wordt via een verbinding met encryptie van spraak aan een Session Border Controller (SBC) verbonden. Vroeger werd de SBC op de locatie van de gebruiker geplaatst. Tegenwoordig wordt dit apparaat vaak als virtuele server aangeboden in een publieke Cloud dienst of data center. Deze opzet kent een  afluister risico.

Integrated-direct-routing

Als een SBC aan het telefonienetwerk wordt verbonden, wordt vaak gebruik gemaakt van een onbeveiligde en unencrypted SIP trunk die via het Internet wordt ontsloten. Spraakpakketten worden dan zonder encryptie over het internet verzonden. Daarnaast wordt de infrastructuur en/of SBC beheerd door derde partijen die gespreksgegevens en spraak kunnen opslaan. Zeker als gebruik wordt gemaakt van publieke Cloud Services is het niet mogelijk vast te stellen wie er bij gespreksgegevens kan en wie gesprekken kan beluisteren.

Het MachCloud VoIP platform heeft de encryptie van spraak via Direct Routing end to end doorgetrokken tot  in het VoIP platform. Hiermee wordt voorkomen dat spraak pakketten zonder encryptie over het internet worden verzonden. Met deze oplossing is het ook niet nodig een SBC te gebruiken.

Daarnaast zal vaak een bestaande telefooncentrale naast de telefoniedienst van Microsoft Teams worden gebruikt. De CloudPBX van MachCloud heeft de mogelijkheid encryptie tot op het toestel niveau van gebruikers in te regelen.  Het is  ook mogelijk om spraak alleen over een besloten netwerk, buiten het internet om, te transporteren. Alleen met deze maatregelen is het mogelijk om afluister risico’s van spraakverkeer te minimaliseren.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een (Cloud)PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

Met één klik bellen met Microsoft Teams vanuit de email handtekening

M

Bellen uw relaties met Microsoft Teams of een softphone? Zorg dan dat in uw e-mail handtekening het vermelde telefoonnummer direct aankiesbaar is.

De meest handige manier is om het telefoonnummer als html regel op te nemen in uw e-mail signature. Dat doet u door tel: toe te voegen. In HTML ziet dat er als voorbeeld zo uit:

<a href=”tel:+31886224000“>tel: 31(0)88 622 4000</a>

In Outlook

Stap 1: Ga in Outlook naar File > Options > Mail en selecteer “Signatures“;

Stap 2: Open de handtekeningmap van Outlook op uw computer;

Stap 3: Zoek en open het nieuwe handtekeningbestand, bijvoorbeeld in notepad;

Stap 4: Voer bovenstaande HTML-code met uw telefoonnummer in en sla op.

Als de ontvanger nu op de link klikt in uw signature, wordt een scherm geopend waarbij gekozen kan worden hoe er gebeld moet worden, bijvoorbeeld met Microsoft Teams. Klikt u maar eens op: tel:+31886224000

Op soortgelijke wijze kunt u door voor uw Microsoft Teams gebruiksnaam sip met een dubbele punt toevoegen. Als iemand dan op deze link klikt opent Teams ook direct. De combinatie van ‘tel:’ met een telefoonnummer werkt echter het best zowel desktop als mobiele browser.

Zeven aandachtpunten bij de integratie van de telefooncentrale met Microsoft Teams

Z

De komende jaren worden traditionele telecommunicatie oplossingen vervangen door digitale bedrijfscommunicatiesystemen zoals de telefoniedienst van Microsoft Teams. Organisaties staan voor de keuze om de volledige telecomdienst te vervangen of een (Cloud) telefooncentrale te behouden naast Microsoft Teams. Ondanks de voordelen van telefonie in Microsoft Teams zullen organisaties vaak de bestaande voor een bepaalde periode telefooncentrale behouden.

Verandering van werkproces

Bij de migratie van digitale bedrijfscommunicatiesystemen zijn het niet de technische uitdagingen die de meeste aandacht vragen. Om de invoering te laten slagen is aandacht nodig voor veranderingen in het gebruik van communicatiemiddelen en de bijbehorende werkprocessen. Sommige mensen hebben geen problemen met de omschakeling, maar bij anderen is meer tijd nodig. Gedurende een bepaalde periode zullen de bestaande telefooncentrale en Teams naast elkaar moeten blijven functioneren.

Behoud van functies

In sommige organisaties kunnen speciale functies van een telefooncentrale niet direct worden vervangen door het bellen met Microsoft Teams. Voorbeelden hiervan zijn: call center functies, verkorte doorkiesnummers, wall board, speciale routeringen, functies voor een receptiepost en koppelingen met bestaande pakketten.

Toestel behoud

Op dit moment is de aanschafprijs van toestellen die geschikt zijn voor bellen met Microsoft Teams nog hoog. Sommige functies van bestaande toestellen kunnen mogelijkerwijs nog niet vervangen worden. Het kan daarom noodzakelijk zijn bestaande toestellen tijdelijk te blijven gebruiken in combinatie met een (Cloud)PBX.

Telefoonnummer beheer

Bij migratie naar een nieuw bedrijfscommunicatiesysteem kan het handig zijn om telefoonnummers die bijvoorbeeld in een 088 nummerblok zitten, één voor één om te zetten. MachCloud heeft een Web portaal waarin het mogelijk is om een telefoonnummerblok real-time te beheren en nummers naar Microsoft Teams over te zetten. Hiervoor is het niet nodig nummers te porteren. Dat heeft als voordeel dat als er iets niet goed gaat, nummers weer direct terug kunnen worden gezet naar het bestaande systeem.

Redundantie

Indien telefonie bedrijfskritisch is kan het noodzakelijk zijn om een deel van de dienst redundant uit te voeren. Een voorbeeld hiervan is de inrichting van een klant contact center oplossing op basis van geografisch gescheiden datacenters.

Flexibiliteit prijsplannen

Het belverkeer per gebruiker kan sterk verschillen. Sommige medewerkers hebben voldoende aan een kleine belbundel terwijl andere gebruikers bijvoorbeeld veel naar het buitenland moeten bellen. Om de kosten te minimaliseren kan het wenselijk zijn om internationale veelbellers een speciaal prijsplan te laten gebruiken waarin per oproep wordt afgerekend.

Ondersteuning

Telefonie is een dienst die op alle details moet kloppen. Is het nodig anoniem uit te kunnen bellen? Is het nodig belverkeer te filteren of bescherming tegen misbruik in te richten? Wellicht zijn er speciale oplossingen nodig voor een piketdienst of rapportages? Voor al dit soort vragen kan het gebruik van een CloudPBX naast Microsoft Teams het juiste antwoord zijn.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een Cloud PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

De telefoon doorschakelen voor een piketdienst

D

De telefoon doorschakelen voor een piketdienst

Piketdienst

Als medewerkers om de beurt buiten kantooruren telefonisch bereikbaar moeten zijn bij storingen, noodgevallen of andere calamiteiten wordt dat een piketdienst of wachtdienst genoemd. Een werknemer kan overdag, ‘s nachts of in een weekend piketdienst hebben. Tijdens een piketdienst kan een werknemer opgeroepen worden om werkzaamheden te verrichten. Vroeger werd een pieper gebruikt om medewerkers op te roepen maar tegenwoordig gaat het vrijwel altijd via de mobiele telefoon van de medewerker. En daar gaat het soms fout.

De lege batterij

Ondanks alle zorgvuldigheid kan het gebeuren dat een mobiele telefoon geen bereik heeft, in gesprek is of dat de batterij leeg is. Als een telefonische oproep voor een medewerker wordt doorgeschakeld naar een mobiel nummer, eindigt de oproep in dat geval vrijwel altijd in een standaard voicemail dienst. Dit is ongewenst ingeval van een calamiteit. Daarom hebben we bij onze MachCloud-CoudPBX de mogelijkheid een piketdienst in te richten om de opgeroepen medewerker eerst de boodschap “Druk op een toets om het gesprek te accepteren” te laten horen. Als de medewerker niet op een toets drukt, dan wordtde oproep naar een achtervang zoals een centrale receptie worden doorgeschakeld. Zo wordt voorkomen dat de voicemail in de weg zit.

Een mobiele app vervangt handmatige doorschakelschema’s

Indien de doorschakelingen per periode naar verschillende medewerkers worden ingeschakeld, dan kunnen vergissing ontstaan. Een medewerker is ziek of heeft verlof.  Een veel betere optie is om medewerkers zichzelf te laten aanmelden en afmelden. De meest gebruiksvriendelijke manier is die van een mobiele app, omdat mensen die altijd en overal kunnen bedienen. Bij het inrichten van een piketdienst zorgen we ervoor dat er altijd iemand in het doorschakelschema is aangemeld. Hiermee wordt voorkomen dat een medewerker zich af kan melden, zonder dat er andere medewerker is aangemeld. Een wisseling van de wacht kan alleen door de nieuwe medewerker in de app worden geactiveerd door een virtuele schakelaar om te zetten.

Meerdere piketdiensten

Bij grotere organisaties zijn vaak meerdere piketdiensten nodig. Door aan iedere piketdienst een apart nummer toe te kennen en een apart schakelschema op te zetten naar de mobiele nummers van medewerkers wordt voor optimale bereikbaarheid gezorgd.

Vaak over het hoofd gezien: Wat als het toch fout gaat?

Uiteindelijk blijft bereikbaarheid mensenwerk. Ook al is alles optimaal geregeld het kan voorkomen dat een oproep voor een calamiteit niet wordt beantwoord. Daarom benadrukken we dat er altijd een achtervang of ander eindpunt in het doorschakelschema wordt opgenomen. Als een telefonische oproep bij een calamiteit niet wordt beantwoord kan beter een bericht worden afgespeeld met een melding over een alternatieve manier om contact te leggen, dan dat de beller eindeloos in de wacht staat. In doorschakelschema’s moet daarom altijd een eindpunt worden opgenomen met bijvoorbeeld een melding hoe te handelen als er onverhoopt niet wordt opgenomen.

Hoe verloopt het eerlijk?

Een piketdienst is vaak noodzakelijk. Maar de uren gelden vaak niet als betaalde uren. Het is dan belangrijk dat medewerkers weten dat volgens afspraak de werkuren worden belegd bij verschillende collega’s. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers het idee hebben meer uren beschikbaar te moeten zijn dan collega’s. En ook is inzicht in beantwoording belangrijk. Bij een calamiteit moet inzage mogelijk zijn over beantwoordtijd. Daarom moet ook voor een piketdienst de mogelijkheid bestaan om rapportage en gespreksgegevens op te vragen. Dit kan met onze MachCloud-CloudPBX allemaal worden bewerkstelligd.

Heeft u behoefte aan advies bij het inrichten van een piketdienst? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

Servicebeheer en Communicatieplatform

Volg ons

MachCloud is uw leverancier van oplossingen voor cross-platform unified communication.

Categorieën

Meest recente berichten