Servicebeheer en Communicatieplatform

AuteurJack

Microsoft Teams beveiliging faciliteert het zakelijke domein

In Microsoft Teams
april 20, 2020
3 Min lezen
M
microsoft teams beveiliging

De beveiliging van Microsoft Teams blijft tijdens deze pandemiecrisis als beste in zijn soort. Videoconferenties voor officieel gebruik zijn niet nieuw in het zakelijke domein. Met de opkomst van de COVID-19-pandemie is er echter een grote toename van het aantal externe werknemers over de hele wereld, aangezien bedrijven hebben gekozen voor virtuele kantoren om sociale distantiëring te bewerkstellingen. De moderne digitale samenwerkingstools zijn dus de focus geworden van het bedrijfsleven en de academische wereld.

Te midden van deze pandemische en gezondheidscrises in de wereld is het dagelijkse verkeer gestegen naar recordhoogte. Eén service meldde een toename van 535% in online verkeer. Echter, in digitale samenwerking blijven privacy en cyberbeveiliging een van de belangrijkste problemen waarmee bedrijven te maken krijgen in deze pandemische crises. Sommige diensten zijn helaas ten prooi gevallen aan de toegenomen intensiteit van cybercriminaliteit en hebben daardoor het vertrouwen van veel klanten verloren. Microsoft Teams Security blijft echter de harten van Microsoft Teams-klanten winnen.

Microsoft Teams-beveiliging biedt haar klanten hoogwaardige beveiligingsfuncties

In de nasleep van deze pandemie is Microsoft Teams naar voren gekomen als populaire tool waar de academische en zakelijke sector enorm van hebben geprofiteerd. Het heeft bedrijven gefaciliteerd met eersteklas samenwerkingstools zoals videoconferenties, spraakconferenties, chats, oproepen en eenvoudige berichten. Microsoft Teams is het ultramoderne digitale communicatieplatform dat klanten tevreden heeft gesteld met alle zorgen op het gebied van privacy en beveiliging.

Twee-factor-authenticatie maakt de beveiliging van Microsoft Teams betrouwbaar

Microsoft biedt end-to-end-codering in hun eigen domein (niet in het telefoniedomein buiten Direct Routing) als hoofdkenmerk van de beveiliging van Microsoft Teams voor al haar videoconferenties en oproepen. Op deze manier kunnen de klanten gemakkelijk communiceren zonder enige inbreuk of afluisteren tijdens het gesprek of de videoconferentie. Microsoft Teams biedt een uitgebreide set privacyregels waaraan het platform zich houdt. Alle gegevens die tijdens de conferentie worden gedeeld, zijn beveiligd met het nieuwste coderingsmechanisme.

Microsoft verbetert de beveiliging van Teams verder door authenticatie in twee stappen mogelijk te maken, waardoor Teams betrouwbaar en beveiligd is tegen bedreigingen van buitenaf. Op deze manier blijven alle zakelijke gesprekken en het delen van informatie privé tussen werknemers. Privacy en beveiliging zijn de gefocuste factoren in Teams.

Gegevens worden versleuteld terwijl ze in rust en onderweg zijn, waardoor het delen van gegevens veilig en betrouwbaar is. Teams maken zelfs gebruik van AI via chatboxen tijdens vergaderingen om cyberpesten en ander intimidatiegedrag te bestrijden.

MachCloud – Het robuuste platform voor bellen in Microsoft Teams

MachCloud is een alles-in-één digitaal communicatieplatform dat is uitgerust met alle moderne samenwerkingstools van vandaag. Het biedt Calling in Teams oplossing. Het product MachCloud oplossing voor Microsoft Teams® biedt eenvoudige en betrouwbare oplossingen in cloudcommunicatie voor Microsoft Teams. MachCloud oplossing voor Microsoft Teams is een volledig geautomatiseerde service voor end-to-end versleuteld bellen in Microsoft Teams via Direct Routing. Ga naar MachCloud om de kracht van Microsoft Teams te gebruiken inclusief telefoneren via het traditionele spraaknetwerk.

Laten we praten
Lees meer

Microsoft 365 | Nieuwe namen voor Office 365 Bedrijfslicenties

In Office 365
april 17, 2020
3 Min lezen
M

Het nieuws is enorm! Microsoft heeft besloten om de licenties van Office 365 te hernoemen en ze een naam te geven in de context van Microsoft 365, vanaf 21 april 2020. Een paar jaar geleden, toen Microsoft 365 werd geïntroduceerd, was het enige doel om een ​​abonnementsbundel van Windows 10, Office 365 en Enterprise Mobiliteit + beveiliging te bieden. Onlangs maakte Microsoft echter bekend dat de technologiegigant heeft besloten een aantal abonnementen te wijzigen en een paar nieuwe plannen te introduceren.

Welke licenties worden beïnvloed door deze naamswijziging van M365?

Deze aankondiging heeft gevolgen voor de volgende licenties:

  • Office 365 Business en Office 365 Pro Plus

Beide zullen vanaf 21 april 2020 Microsoft 365 Apps worden genoemd. Om onderscheid te maken tussen de twee, zal Microsoft “voor bedrijven” en “voor ondernemingen” blijven gebruiken als labels

  • Office 365 Business Premium

Dit krijgt de nieuwe naam Microsoft 365 Business Standard. In de documentatie moet de naam gewijzigd worden.

  • Office 365 Business Essentials

Deze licentie wordt vanaf 21 april 2020 Microsoft 365 Business Basic genoemd.

  • Microsoft 365 Business

Hoewel het geen deel uitmaakt van de Office 365-familie, heeft Microsoft aangekondigd dat hiervoor de nieuwe naam Microsoft 365 Business Premium is.

Welke plannen blijven ongewijzigd?

Afgezien van de hierboven genoemde licenties, worden de meeste licenties niet beïnvloed door de aankondiging van naamswijziging. Om u een duidelijk beeld te geven of uw abonnement al dan niet een nieuwe naam krijgt, bekijkt u de volgende lijst en vindt u deze zelf.

Office 365 voor Overheid

  • Office 365 G1
  • Office 365 G3
  • Office 365 G5

Office 365 voor Enterprise

  • Office 365 E1
  • Office 365 E3
  • Office 365 E5

Office 365 voor Onderwijs

  • Office 365 A1
  • Office 365 A3
  • Office 365 A5

Office 365 voor Eerstelijn werkers

  • Office 365 F1

 De motivatie achter nieuwe benaming

De Microsoft functionarissen vermeldden in de blogpost, waarin ze het nieuws aankondigden, dat het is om het misverstand dat Office 365 alleen Word, Excel en PowerPoint is, waarin de helft van de wereld nog steeds in geloofd, uit de wereld te helpen. Office 365 is de afgelopen jaren enorm gegroeid met producten als Teams, Forms, Stream en Planner en de naam Microsoft 365 is daardoor een waarheidsgetrouwe weergave van waar Office in de loop der jaren naar is geëvolueerd. De functionarissen bevestigden dat er voorlopig geen wijzigingen zullen zijn in prijs, functies of abonnementen.

MachCloud – de favoriete Microsoft 365-provider voor Resellers

Als je op zoek bent naar een platform om het beste van Microsoft 365 te bieden, zoek dan niet verder. MachCloud biedt de beste doorverkoopmogelijkheid voor alle Microsoft 365 Resellers in Europa. Met betere winstmarges en een hoge betrouwbaarheid van services is MachCloud het favoriete platform geworden voor Resellers. Het biedt bedrijfslicenties (waaronder Business Basic, Business Apps, Business Standard en Business Premium), de enterprise licenties (waaronder Enterprise E1, Enterprise ProPlus en Enterprise E3) en natuurlijk alle add-ons, zoals Business Voice, Phone System en Business Apps. Met de aanvulling om meteen ook telefonie aan te kunnen bieden. Alles vanuit het MachCloud Portaal.

Blijf voorop lopen en pak MachCloud in handen voor een vlotte en winstgevende dienstverlening aan uw klanten.

Laten we praten
Lees meer

Digitaal kantoor de werkplek van de toekomst is al hier

In unified communications
maart 31, 2020
3 Min lezen
D

Met het tijdperk van cloud computing hebben de belangrijkste cloudtechnologieën een revolutie teweeggebracht in de digitale werkplek van vandaag, digitale communicatie en hoe bedrijven in de fysieke wereld opereren. De werkplekken zijn de afgelopen jaren enorm veranderd. Moderne werkplekken zijn flexibel, beheersbaar en niet gebonden binnen de grenzen van het kantoorgebouw.

Het flexibele karakter van een moderne werkruimte verhoogt de productiviteit

De dagen dat de werkplekken waren gebonden aan negen tot vijf werkuren in de beperkte kantoorruimte zijn voorbij. Tegenwoordig is de kantoorruimte opnieuw gedefinieerd; de nieuwste technologieën en de implementatie van digitale communicatie hebben geleid tot een digitale werkplek. Met behulp van de nieuwste IT hulpmiddelen zijn werknemers niet gebonden aan de werkruimte en kunnen ze dus overal werken. Dit is een van de redenen waarom het aantal “thuiswerk”-medewerkers toeneemt en cafés, na huizen, de meest populaire werkplekken zijn geworden.

Samenwerking zit in de genen van de nieuwe generatie

De meest recente generatie die in de branche werkt, richt zich nu op tijd, frequentie en snelheid. Om voorop te blijven lopen, zoeken de jonge IT-experts altijd naar manieren om de communicatie te versnellen, de arbeidsproductiviteit te verhogen en de toekomstige bedrijfsbehoeften bij te houden. Een normale praktijk van de Generatie Z (geboren tussen 1980 en 2010) is om via digitale middelen te communiceren en zich goed aan te passen aan digitale communicatieoplossingen. Dit is met name de reden waarom er meerdere communicatieplatforms zijn met toenemende samenwerking die voorziet in de toename van de zakelijke communicatiebehoeften van deze generatie.

De race om gefocust te blijven op de toekomstvisie

De digitale kantoorruimtes van vandaag bieden een grote verscheidenheid aan kansen die het meest interessant zijn voor de nieuwe generatie IT-personeel. Samenwerkingstools en communicatie-infrastructuur zijn beiden de sleutel tot een moderne werkruimte waar de arbeiders van vandaag plezier aan hebben. Niet alleen hebben ze geïntegreerde tools nodig, de moderne vereisten van de werkruimte omvatten ook een eersteklas infrastructuur die het bedrijf voorop doet lopen.

MachCloud – het alles-in-één platform om te voorzien in de behoeften van moderne werkplekken

MachCloud bevindt zich op zo’n geïntegreerd communicatieplatform dat rekening houdt met alle moderne werkruimte-eisen. Met MachCloud kunnen bedrijven verschillende technologieën combineren en toch effectief en naadloos blijven communiceren in de werkruimte. De experts van MachCloud begrijpen de druk van de huidige werkruimte en bieden dus alle ondersteuning die nodig is voor effectieve communicatie in de digitale werkruimte. De oplossingen en services van MachCloud geven u de controle over uw digitale werkplekcommunicatie en voorzien in alle zakelijke en managementbehoeften van vandaag. MachCloud is flexibel, wendbaar en gemakkelijk aan te passen aan elke zakelijke niche. Met MachCloud hoeft u uw bestaande systemen niet te verstoren. In feite kunnen de bestaande systemen, telefoonnummers en technologieën doorgaan met nieuwere systemen die deze in realtime vervangen. Kom in lijn met de nieuwste trends op het gebied van digitale communicatie met MachCloud.

VOND U DIT ARTIKEL INTERESSANT? WAAROM NIET LEZEN: “POPULAIRE DIGITALE COMMUNICATIETRENDS VAN MACHCLOUD EXPERTS“? 

Laten we praten

Lees meer

Bellen met Microsoft Teams met behoud van de bestaande telefooncentrale

In Microsoft Teams
februari 26, 2020
3 Min lezen
B
Bellen met Microsoft Teams

Microsoft Teams als basis voor alle zakelijke communicatie en collaboratie

Microsoft Teams wordt voor veel bedrijven het centrale platform voor interne en externe communicatie. Microsoft Teams is een goede oplossing voor bedrijven die alle zakelijke communicatie via een smartphone willen laten verlopen. Om te kunnen bellen met Teams is een kostbare migratie nodig waarbij edge device apparatuur zoals een Session Border Controller (SBC) worden ingezet. Het migratietraject vraagt het omzetten van telefoonnummers en verandering van belfuncties. MachCloud maakt het met MachCloud oplossing voor Microsoft Teams mogelijk om zonder investering binnen één dag de voordelen van Bellen met Microsoft Teams te ervaren. En het mooiste is dat de instellingen in de bestaande telefooncentrale of call center applicatie behouden blijven.

Hoe werkt het?

In het web portaal van MachCloud worden bestaande Microsoft Office 365 Teams licenties gekoppeld met bestaande (Cloud) telefooncentrale. Daarna worden in het web portaal de gegevens van de telefoontoestellen en verkorte doorkiesnummers (zoals 201, 202) gekoppeld. Microsoft Teams gebruikers bellen via de Teams app op de mobiele telefoon en Windows werkplek via de bestaande telefooncentrale en SIP trunk. Microsoft Teams gebruikers zijn ook bereikbaar met verkorte doorkiesnummers zoals 201, 202. En ze kunnen met het algemene bedrijfsnummer als afzendnummer bellen, ook vanaf de smartphone.

Wat zijn de voordelen?

  1. Door de zakelijke telefonie te integreren in Microsoft Teams hebben medewerkers alle zakelijke communicatie, collaboratie en adresboeken geïntegreerd één omgeving.
  2. Medewerkers zijn bereikbaar vanuit de computer, tablet en mobiele telefoon. Met de bestaande telefooncentrale en call center omgeving kunnen ze de bereikbaarheid instellen op de manier die het meest gewenst is en op elke locatie werken. Voor alle communicatie is er één voicemail box.
  3. Het is mogelijk vaste en mobiele communicatie in één device te integreren. Oproepen naar een vast zakelijk nummer kunnen direct op de mobiel met de Teams app worden opgenomen. Binnenkomende oproepen zijn zichtbaar op zowel de mobiele telefoon en de Teams werkplek.
  4. Er kan vanaf een mobiele toestel gebeld worden waarbij alleen het algemene zakelijke bedrijfsnummer voor de gebelde zichtbaar is.
  5. De bereikbaarheid van medewerkers wordt verbeterd doordat men altijd per mobiel bereikbaar is. Bij niet opnemen of buiten werktijd kan naar een achterwacht worden doorgeschakeld;
  6. Het bijschakelen en verwijderen van aansluitingen voor medewerkers kan via één web portaal worden beheerd zonder enige vertraging;
  7. Medewerkers die bellen met Microsoft Teams en in een belgroep van de telefooncentrale zitten kunnen in de telefooncentrale in- en uit een belgroep worden geschakeld.

Bellen met Microsoft Teams

Wat is er nodig om te bellen met MachCloud oplossing voor Microsoft Teams doorkiesnummers?

  • De belkosten van de bestaande telecom aanbieder wijzigen niet;
  • Bestaande Microsoft Office 365 licenties die geschikt zijn om met Teams te bellen kunnen gebruikt worden;
  • De bestaande telefooncentrale of call center applicatie kan gebruikt worden;
  • De dienst wordt beheerd met eenvoudige selfservice web portaal waarvoor geen training nodig is. Er is geen installatie of aanvullende hardware of software nodig.

Is het mogelijk de dienst te testen en ervaring op te doen?

Door je als reseller aan te melden kun je direct aan de slag met MachCloud oplossing voor Microsoft Teams doorkiesnummers na het bestellen via machcloud.com.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een (Cloud)PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com of +31 88 622 4000.

Lees meer

Zeven voordelen van integratie van vaste en mobiele telefonie met Microsoft Teams

In Microsoft Teams
februari 19, 2020
3 Min lezen
Z
Vaste-mobiele-convergentie-met-Microsoft-Teams

Mobiel tenzij of Forced on PBX

Om niet gebonden te zijn aan een vaste werkplek kiezen bedrijven steeds vaker voor mobiele telefonie en vervangen daarmee de vaste telefonie met een telefoontoestel op een bureau. Hierdoor zijn mensen beter bereikbaar en kunnen op elk gewenste locatie werken. Om dit mogelijk te maken zijn verschillende vormen mogelijk. Onder de naam “Mobiel tenzij”, wordt alle telefonie via het mobiele toestel van medewerkers afgehandeld, tenzij een vast toestel nodig is voor de receptie of contact center. De technische oplossing kan bestaan uit het gebruik van een app op het mobiele toestel die zorgt voor het uitbellen waarbij het vaste nummertelefoon van het bedrijf wordt getoond bij uitgaande oproepen. Of er wordt een speciale SIM gebruikt die verkeer omleidt via de telefoon centrale van het bedrijf. Deze laatste variant wordt ‘Forced on PBX’ (FoPBX) genoemd.

Belangrijkste voordelen

Voor veel bedrijven is het belangrijk dat er een vast zakelijk telefoonnummer voor zakelijke gesprekken wordt gebruikt terwijl het privé mobiele nummer door medewerkers gebruikt kan blijven worden voor privé gesprekken en Whatsapp. Daarnaast is het belangrijk om in te kunnen zien of iemand in gesprek is op een mobiel toestel en om alle functionaliteiten van vaste telefonie ook op het mobiel beschikbaar te hebben.

Mobiel tenzij met Microsoft Teams

Met de introductie van bellen met Microsoft Teams is een nieuwe en interessante nieuwe variant voor ‘Mobiel tenzij’ mogelijk geworden. Microsoft Teams gebruikt een mobiele app waarbij het telefonie verkeer via Wifi of 4G wordt getransporteerd. Oproepen naar een vast zakelijk nummer kunnen direct op de mobiel worden opgenomen en er kan gebeld worden waarbij alleen het vaste zakelijke telefoonnummer voor de gebelde zichtbaar is. Binnenkomende oproepen zijn zichtbaar op zowel de mobiele telefoon, de werkplek (Teams app) en eventueel een vaste Teams toestel.

Waarom is de Microsoft Teams variant interessant voor een “Mobiel tenzij” scenario?

  1. De bereikbaarheid van medewerkers wordt verbeterd doordat men altijd per mobiel bereikbaar is en bij het niet opnemen of buiten werktijd naar een achterwacht kan worden doorgeschakeld;
  2. De app van Microsoft Teams belast de batterij van de mobiel minder dan andere bel apps;
  3. De app functioneert goed in zowel binnen met Wifi als buiten met 4G;
  4. De app gebruikt zowel het adresboek van het toestel als het adresboek binnen Teams;
  5. Het is niet nodig SIMs te vervangen of mobiele nummers te verhuizen;
  6. Het privé mobiele nummer blijft behouden en voor zakelijk gebruik is alleen een 4G of Wifi verbinding nodig. Het is niet noodzakelijk een apart zakelijk abonnement af te sluiten;
  7. Vaste telefonie wordt onderdeel van Microsoft Teams zodat er één omgeving is voor communicatie en collaboratie.

Hoe helpt MachCloud hierbij?

Om telefonische bereikbaarheid volledig op mobiele toestellen te baseren zijn aanvullende functies nodig. Microsoft Teams stuurt bij uitgaande oproepen het directe, persoonlijke nummer mee. Dat is niet altijd gewenst. MachCloud zorgt dat het nummer naar keuze wordt meegestuurd bij een uitgaande oproep, zoals het hoofdnummer van het bedrijf. Daarnaast kan MachCloud zorgen voor de integratie met de bestaande telefooncentrale functionaliteit om bijvoorbeeld de bereikbaarheid binnen en buiten kantoortijd in te stellen. Ook wordt gezorgd voor een enkele voicemail box. Microsoft Teams gebruiker kunnen onderdeel worden van een belgroep, waarin ook medewerkers met een bijvoorbeeld contact center werkplek zijn opgenomen. En dat alles zonder noodzaak SIMs te vervangen of mobiele contracten te wijzigen.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een (Cloud)PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com of +31 88 622 4000.

Lees meer

Veilig bellen met Microsoft Teams. Voorkom inbreuk en afluisteren van gesprekken

In Cloud Communication, Cloud PBX
februari 7, 2020
2 Min lezen
V

Om met Microsoft Teams gewone telefoongesprekken te kunnen voeren, biedt Microsoft een koppeling vanuit Teams aan die Direct Routing heet. Iedere Direct Routing verbinding is bedoeld voor een enkel bedrijf (single-tenant) en wordt via een verbinding met encryptie van spraak aan een Session Border Controller (SBC) verbonden. Vroeger werd de SBC op de locatie van de gebruiker geplaatst. Tegenwoordig wordt dit apparaat vaak als virtuele server aangeboden in een publieke Cloud dienst of data center. Deze opzet kent een  afluister risico.

Integrated-direct-routing

Als een SBC aan het telefonienetwerk wordt verbonden, wordt vaak gebruik gemaakt van een onbeveiligde en unencrypted SIP trunk die via het Internet wordt ontsloten. Spraakpakketten worden dan zonder encryptie over het internet verzonden. Daarnaast wordt de infrastructuur en/of SBC beheerd door derde partijen die gespreksgegevens en spraak kunnen opslaan. Zeker als gebruik wordt gemaakt van publieke Cloud Services is het niet mogelijk vast te stellen wie er bij gespreksgegevens kan en wie gesprekken kan beluisteren.

Het MachCloud VoIP platform heeft de encryptie van spraak via Direct Routing end to end doorgetrokken tot  in het VoIP platform. Hiermee wordt voorkomen dat spraak pakketten zonder encryptie over het internet worden verzonden. Met deze oplossing is het ook niet nodig een SBC te gebruiken.

Daarnaast zal vaak een bestaande telefooncentrale naast de telefoniedienst van Microsoft Teams worden gebruikt. De CloudPBX van MachCloud heeft de mogelijkheid encryptie tot op het toestel niveau van gebruikers in te regelen.  Het is  ook mogelijk om spraak alleen over een besloten netwerk, buiten het internet om, te transporteren. Alleen met deze maatregelen is het mogelijk om afluister risico’s van spraakverkeer te minimaliseren.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een (Cloud)PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

Lees meer

Met één klik bellen met Microsoft Teams vanuit de email handtekening

In Microsoft Teams
januari 28, 2020
1 Min lezen
M

Bellen uw relaties met Microsoft Teams of een softphone? Zorg dan dat in uw e-mail handtekening het vermelde telefoonnummer direct aankiesbaar is.

De meest handige manier is om het telefoonnummer als html regel op te nemen in uw e-mail signature. Dat doet u door tel: toe te voegen. In HTML ziet dat er als voorbeeld zo uit:

<a href=”tel:+31886224000“>tel: 31(0)88 622 4000</a>

In Outlook

Stap 1: Ga in Outlook naar File > Options > Mail en selecteer “Signatures“;

Stap 2: Open de handtekeningmap van Outlook op uw computer;

Stap 3: Zoek en open het nieuwe handtekeningbestand, bijvoorbeeld in notepad;

Stap 4: Voer bovenstaande HTML-code met uw telefoonnummer in en sla op.

Als de ontvanger nu op de link klikt in uw signature, wordt een scherm geopend waarbij gekozen kan worden hoe er gebeld moet worden, bijvoorbeeld met Microsoft Teams. Klikt u maar eens op: tel:+31886224000

Op soortgelijke wijze kunt u door voor uw Microsoft Teams gebruiksnaam sip met een dubbele punt toevoegen. Als iemand dan op deze link klikt opent Teams ook direct. De combinatie van ‘tel:’ met een telefoonnummer werkt echter het best zowel desktop als mobiele browser.

Lees meer

Zeven aandachtpunten bij de integratie van de telefooncentrale met Microsoft Teams

In Cloud Communication, Microsoft Teams
januari 21, 2020
3 Min lezen
Z

De komende jaren worden traditionele telecommunicatie oplossingen vervangen door digitale bedrijfscommunicatiesystemen zoals de telefoniedienst van Microsoft Teams. Organisaties staan voor de keuze om de volledige telecomdienst te vervangen of een (Cloud) telefooncentrale te behouden naast Microsoft Teams. Ondanks de voordelen van telefonie in Microsoft Teams zullen organisaties vaak de bestaande voor een bepaalde periode telefooncentrale behouden.

Verandering van werkproces

Bij de migratie van digitale bedrijfscommunicatiesystemen zijn het niet de technische uitdagingen die de meeste aandacht vragen. Om de invoering te laten slagen is aandacht nodig voor veranderingen in het gebruik van communicatiemiddelen en de bijbehorende werkprocessen. Sommige mensen hebben geen problemen met de omschakeling, maar bij anderen is meer tijd nodig. Gedurende een bepaalde periode zullen de bestaande telefooncentrale en Teams naast elkaar moeten blijven functioneren.

Behoud van functies

In sommige organisaties kunnen speciale functies van een telefooncentrale niet direct worden vervangen door het bellen met Microsoft Teams. Voorbeelden hiervan zijn: call center functies, verkorte doorkiesnummers, wall board, speciale routeringen, functies voor een receptiepost en koppelingen met bestaande pakketten.

Toestel behoud

Op dit moment is de aanschafprijs van toestellen die geschikt zijn voor bellen met Microsoft Teams nog hoog. Sommige functies van bestaande toestellen kunnen mogelijkerwijs nog niet vervangen worden. Het kan daarom noodzakelijk zijn bestaande toestellen tijdelijk te blijven gebruiken in combinatie met een (Cloud)PBX.

Telefoonnummer beheer

Bij migratie naar een nieuw bedrijfscommunicatiesysteem kan het handig zijn om telefoonnummers die bijvoorbeeld in een 088 nummerblok zitten, één voor één om te zetten. MachCloud heeft een Web portaal waarin het mogelijk is om een telefoonnummerblok real-time te beheren en nummers naar Microsoft Teams over te zetten. Hiervoor is het niet nodig nummers te porteren. Dat heeft als voordeel dat als er iets niet goed gaat, nummers weer direct terug kunnen worden gezet naar het bestaande systeem.

Redundantie

Indien telefonie bedrijfskritisch is kan het noodzakelijk zijn om een deel van de dienst redundant uit te voeren. Een voorbeeld hiervan is de inrichting van een klant contact center oplossing op basis van geografisch gescheiden datacenters.

Flexibiliteit prijsplannen

Het belverkeer per gebruiker kan sterk verschillen. Sommige medewerkers hebben voldoende aan een kleine belbundel terwijl andere gebruikers bijvoorbeeld veel naar het buitenland moeten bellen. Om de kosten te minimaliseren kan het wenselijk zijn om internationale veelbellers een speciaal prijsplan te laten gebruiken waarin per oproep wordt afgerekend.

Ondersteuning

Telefonie is een dienst die op alle details moet kloppen. Is het nodig anoniem uit te kunnen bellen? Is het nodig belverkeer te filteren of bescherming tegen misbruik in te richten? Wellicht zijn er speciale oplossingen nodig voor een piketdienst of rapportages? Voor al dit soort vragen kan het gebruik van een CloudPBX naast Microsoft Teams het juiste antwoord zijn.

MachCloud is de specialist voor zakelijke bedrijfscommunicatiesystemen waarbij een Cloud PBX wordt geïntegreerd met Microsoft Teams. Heeft u advies nodig? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

Lees meer

De telefoon doorschakelen voor een piketdienst

In Uncategorized
januari 20, 2020
3 Min lezen
D

De telefoon doorschakelen voor een piketdienst

Piketdienst

Als medewerkers om de beurt buiten kantooruren telefonisch bereikbaar moeten zijn bij storingen, noodgevallen of andere calamiteiten wordt dat een piketdienst of wachtdienst genoemd. Een werknemer kan overdag, ‘s nachts of in een weekend piketdienst hebben. Tijdens een piketdienst kan een werknemer opgeroepen worden om werkzaamheden te verrichten. Vroeger werd een pieper gebruikt om medewerkers op te roepen maar tegenwoordig gaat het vrijwel altijd via de mobiele telefoon van de medewerker. En daar gaat het soms fout.

De lege batterij

Ondanks alle zorgvuldigheid kan het gebeuren dat een mobiele telefoon geen bereik heeft, in gesprek is of dat de batterij leeg is. Als een telefonische oproep voor een medewerker wordt doorgeschakeld naar een mobiel nummer, eindigt de oproep in dat geval vrijwel altijd in een standaard voicemail dienst. Dit is ongewenst ingeval van een calamiteit. Daarom hebben we bij onze MachCloud-CoudPBX de mogelijkheid een piketdienst in te richten om de opgeroepen medewerker eerst de boodschap “Druk op een toets om het gesprek te accepteren” te laten horen. Als de medewerker niet op een toets drukt, dan wordtde oproep naar een achtervang zoals een centrale receptie worden doorgeschakeld. Zo wordt voorkomen dat de voicemail in de weg zit.

Een mobiele app vervangt handmatige doorschakelschema’s

Indien de doorschakelingen per periode naar verschillende medewerkers worden ingeschakeld, dan kunnen vergissing ontstaan. Een medewerker is ziek of heeft verlof.  Een veel betere optie is om medewerkers zichzelf te laten aanmelden en afmelden. De meest gebruiksvriendelijke manier is die van een mobiele app, omdat mensen die altijd en overal kunnen bedienen. Bij het inrichten van een piketdienst zorgen we ervoor dat er altijd iemand in het doorschakelschema is aangemeld. Hiermee wordt voorkomen dat een medewerker zich af kan melden, zonder dat er andere medewerker is aangemeld. Een wisseling van de wacht kan alleen door de nieuwe medewerker in de app worden geactiveerd door een virtuele schakelaar om te zetten.

Meerdere piketdiensten

Bij grotere organisaties zijn vaak meerdere piketdiensten nodig. Door aan iedere piketdienst een apart nummer toe te kennen en een apart schakelschema op te zetten naar de mobiele nummers van medewerkers wordt voor optimale bereikbaarheid gezorgd.

Vaak over het hoofd gezien: Wat als het toch fout gaat?

Uiteindelijk blijft bereikbaarheid mensenwerk. Ook al is alles optimaal geregeld het kan voorkomen dat een oproep voor een calamiteit niet wordt beantwoord. Daarom benadrukken we dat er altijd een achtervang of ander eindpunt in het doorschakelschema wordt opgenomen. Als een telefonische oproep bij een calamiteit niet wordt beantwoord kan beter een bericht worden afgespeeld met een melding over een alternatieve manier om contact te leggen, dan dat de beller eindeloos in de wacht staat. In doorschakelschema’s moet daarom altijd een eindpunt worden opgenomen met bijvoorbeeld een melding hoe te handelen als er onverhoopt niet wordt opgenomen.

Hoe verloopt het eerlijk?

Een piketdienst is vaak noodzakelijk. Maar de uren gelden vaak niet als betaalde uren. Het is dan belangrijk dat medewerkers weten dat volgens afspraak de werkuren worden belegd bij verschillende collega’s. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers het idee hebben meer uren beschikbaar te moeten zijn dan collega’s. En ook is inzicht in beantwoording belangrijk. Bij een calamiteit moet inzage mogelijk zijn over beantwoordtijd. Daarom moet ook voor een piketdienst de mogelijkheid bestaan om rapportage en gespreksgegevens op te vragen. Dit kan met onze MachCloud-CloudPBX allemaal worden bewerkstelligd.

Heeft u behoefte aan advies bij het inrichten van een piketdienst? Neem dan contact met ons op via www.machcloud.com.

Lees meer
Servicebeheer en Communicatieplatform

Volg ons

MachCloud is uw leverancier van oplossingen voor cross-platform unified communication.

Categorieën

Meest recente berichten